Nachstehend aufgeführte Buchführungsunterlagen können nach dem 31. Dezember 2011 vernichtet werden:

• Aufzeichnungen aus 2001 und früher.
• Inventare, die bis zum 31.12.2001 aufgestellt worden sind.
• Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2001 oder früher erfolgt ist.
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2001 oder früher aufgestellt worden sind.
• Buchungsbelege aus dem Jahre 2001 oder früher.
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2005 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden.
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2005 oder früher.

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für 10 Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr 2010 betragen hat, müssen ab 2011 die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend.

Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.